Speziell angefertigte Ventilschlüssel und Schlösser, die mit den elektronischen Traka-iFobs verbunden sind, werden im elektronischen Traka-Schlüsselschrank gesichert. Muss ein Teil der Anlage gewartet werden, entnimmt der verantwortliche Produktionsleiter die erforderliche Anzahl der speziellen Ventilschlüssel und Schlösser aus dem Traka-Schlüsselschrank, um die Sperrungen der Ventile am jeweiligen Anlageabschnitt vorzunehmen.
Nur das entsprechend qualifizierte Personal hat die Berechtigung, die Ventilschlüssel oder Schlösser aus dem TRAKA System zu entnehmen. Jede Entnahme wird automatisch registriert. Der Zugang zu den Schränken ist nur über eine individuelle Ausweiskarte möglich. Optional kann ein zusätzlicher PIN-Code als zweite Zugangsberechtigung vergeben werden, um eine noch größere Sicherheit bei der Zugriffskontrolle zu erreichen. Über die Schlösser und Ventilschlüssel werden die jeweiligen Anlagenbereiche (in diesem speziellen Fall: Pipelineabschnitte) gesperrt, die gewartet werden müssen. Wird das Schloss an der Sperrvorrichtung am Pipelineabschnitt befestigt, zieht der verantwortliche Mitarbeiter (z. B. Produktionsleiter) den Schlüssel mit dem iFob ab und steckt ihn in das TRAKA System zurück.
Über das System-Display wird der Produktionsleiter aufgefordert, die Sperre der Anlage zu bestätigen. Durch diese Bestätigung wird der iFob verriegelt und kann nicht entnommen werden, bis an dieser Anlage alle vorgegebenen Wartungs- und Reparaturarbeiten durchgeführt und abgeschlossen sind. Transparent wird protokolliert und dargestellt welche Personen wann, welche Arbeiten an den einzelnen Betriebseinrichtungen und technischen Geräten vornehmen, ebenso welche einzelnen Schritte bei der Wartung bzw. der Reparatur eingehalten werden müssen. Jeder einzelne Schritt des Wartungsprozesses ist minutiös in der Traka32 Managementsoftware festgelegt. Jeder, in diesem Wartungsprozess integrierte Mitarbeiter, bestätigt mit seiner Ausweiskarte an einem lokalen Computer über einen Kartenleser die Verantwortung für die von ihm auszuführenden Arbeiten. Ebenso muss der Abschluss der Arbeiten von jedem beteiligten Mitarbeiter bestätigt werden.
Die Verantwortung für diese Wartungs- und Reparaturarbeiten kann schichtübergreifend weitergegeben werden. Auch dies erfolgt über die Traka32 Software. Ebenso kann über die Traka32 Software ein Zeitlimit gesetzt werden, da in manchen kritischen Bereichen die notwendigen Arbeiten sehr zügig durchgeführt werden müssen. Bei Zeitüberschreitung erhält der verantwortliche Mitarbeiter (z.B. Produktionsleiter oder Schichtleiter) eine Benachrichtigung per e-mail zur Einleitung entsprechender Maßnahmen. Die SQL-basierende Traka32 Software ist einfach in der Handhabung, die Informationen sind sehr übersichtlich dargestellt und daher leicht abrufbar und mehrsprachig.